首先，作為秘書要通過和領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議的意圖，做到心中有數(shù)。
其次，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確會(huì)議的目的、要求、任務(wù)和作用，并根據(jù)這些因素做好會(huì)議的安排，緊急會(huì)議要馬上確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)議方式。并及時(shí)做好會(huì)議通知。
再次，做好會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備工作，及會(huì)場(chǎng)的布置、接待工作。會(huì)議過程中做好記錄。 最后，會(huì)后要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。
1、明確會(huì)議目的
每一次開會(huì)都應(yīng)該有明確的會(huì)議目的，在發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)函并安排的時(shí)候，首先應(yīng)該詢問自己，為什么應(yīng)該舉辦這次會(huì)議，我想從這次會(huì)議中得到什么樣的結(jié)果。比如會(huì)議的目的是要討論產(chǎn)品的定價(jià)方案，目的就是要討論不同的定價(jià)方案，最終通過會(huì)議確定最終的定價(jià)方案；如果會(huì)議的目的是分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，那么最終就要得到如何和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手展開競(jìng)爭(zhēng)的方案。
2、設(shè)置會(huì)議時(shí)間
開會(huì)前，應(yīng)提前確定好會(huì)議持續(xù)的時(shí)間，結(jié)合第一個(gè)原則[Purpose]，給出會(huì)議應(yīng)該持續(xù)的時(shí)間，其目的是為了在確定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議的目的。雖然對(duì)每一次會(huì)議都沒有固定的時(shí)間限制，但會(huì)議的時(shí)間，通常是越短越好。但很多時(shí)候，會(huì)議通常會(huì)超出我們的安排，使得會(huì)議變得低效。設(shè)置會(huì)議時(shí)間的目的是為了讓會(huì)議變得更加精確，使每一個(gè)會(huì)議的參加者都能夠貢獻(xiàn)自己的意見和建議。
3、安排會(huì)議日程
第三個(gè)原則是按照會(huì)議的目的和時(shí)間，安排好會(huì)議的日程，會(huì)議日程可以幫助會(huì)議有目的的進(jìn)行，如果會(huì)議沒有明確的日程做保障，很可能出現(xiàn)的問題就是，會(huì)議超出了原有的時(shí)間，或者會(huì)議沒有達(dá)到既定的目的。會(huì)議日程也可以保證會(huì)議的參加者都可以在會(huì)議上發(fā)生。我們常接觸到的一些國(guó)際大會(huì)都是有明確的日常的，日程保障了會(huì)議有效的進(jìn)行，而辦公室日常的會(huì)議也有日程的安排，則會(huì)收到更好的效果。
4、積極準(zhǔn)備會(huì)議
要保證在確定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議的目的，就要求參會(huì)者積極的準(zhǔn)備會(huì)議，每一個(gè)會(huì)議的參會(huì)者都應(yīng)該為會(huì)議準(zhǔn)備一些問題，或者帶著問題去參會(huì)，這便可以更好的提高會(huì)議的效率。試想一下，如果在會(huì)前，沒有積極的準(zhǔn)備會(huì)議，那么在會(huì)議過程中，我們便會(huì)在聽會(huì)的時(shí)候，抽出時(shí)間來(lái)去準(zhǔn)備會(huì)議，三心二意，既浪費(fèi)了時(shí)間，會(huì)議的目的也許沒有達(dá)到。
5、專注會(huì)議過程
參會(huì)人員在會(huì)議過程中應(yīng)當(dāng)專注，應(yīng)集中精力在會(huì)議上，避免處理其他工作。我在工作中參加會(huì)議時(shí)，常常有同事去處理其他的事情，他在會(huì)議上只是一個(gè)擺設(shè)，參會(huì)只是例行公事，不參與討論，不提供意見，如果有問題問到時(shí)，甚至還需要多次重復(fù)問題，如此分心參加會(huì)議，很難達(dá)到會(huì)議目的。
6、確定會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)
最后，會(huì)議應(yīng)該有明確的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人目的保證會(huì)議的前五個(gè)原則高效進(jìn)行。
會(huì)議有目標(biāo)，就容易實(shí)現(xiàn)目的，的目的，時(shí)間，日程，準(zhǔn)備，專注，領(lǐng)導(dǎo)六個(gè)原則，可保證會(huì)議的
正式會(huì)議的話第一排一般是做一些主持人啊或者是一些講者啊，然后后面就是一些來(lái)聽的。參會(huì)的人
領(lǐng)導(dǎo)席區(qū)，參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)在中間，然后按職務(wù)大小分列其右、左排列
根據(jù)公務(wù)會(huì)議的話，我們往往需要一些座次的安排，座次安排，最主要的就是安排領(lǐng)導(dǎo)的座位，其他老百姓的座位是無(wú)所謂，那么領(lǐng)導(dǎo)的座位一般是坐在主席臺(tái)上最中間的地方。其他的領(lǐng)導(dǎo)按照這個(gè)級(jí)別大小，意思是坐在主要領(lǐng)導(dǎo)的左邊和右邊，這樣分出去就行了。
召開會(huì)議必須有會(huì)議主題。圍繞會(huì)議主題確定會(huì)議議程，這是主辦會(huì)議的前期準(zhǔn)備，此項(xiàng)工作由會(huì)議主辦單位確定。而會(huì)議安排則不同，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議安排是指會(huì)場(chǎng)布置，座位安排，參會(huì)人員報(bào)到，住宿，用膳以及交道工具等等。一些重要會(huì)議還要邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)單位以及媒體參加等。
組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署；
2、研討會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議材料種類、數(shù)量；
3、發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員；
4、確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷；
5、根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用；
6、確定橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽；
7、組織布置會(huì)議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會(huì)議電腦、麥克風(fēng)、電話會(huì)議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備；
8、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證；
9、檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南；
10、檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水；
11、跟蹤參會(huì)人員行程安排，人員到位后發(fā)放資料袋，包括會(huì)務(wù)指南、參會(huì)證、紙筆、溫馨提示；
12、安排好會(huì)議車輛，迎接參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，安排參會(huì)人員住宿；
13、會(huì)議前期，全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；
14、會(huì)議開始前，做好參會(huì)簽到，向會(huì)議主持人通報(bào)人員參會(huì)情況；
15、會(huì)議開始后，安排會(huì)議期間茶歇的催要，會(huì)后餐飲落實(shí)；
16、會(huì)議結(jié)束后，回收自帶設(shè)備、整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)布會(huì)議
最上座董事長(zhǎng)，左邊總經(jīng)理右邊副總經(jīng)理
時(shí)間，地點(diǎn)，會(huì)議內(nèi)容，主持人，參加會(huì)議人員
座位中間最大，中間兩側(cè)依次遞減。
