提前進(jìn)入狀態(tài)，減少在準(zhǔn)備過(guò)程中花費(fèi)更多時(shí)間，能讓會(huì)議溝通更高效，提高你的職場(chǎng)工作效率。
這就要求你在會(huì)議開(kāi)始之前把自己的神經(jīng)頻率調(diào)動(dòng)起來(lái)，進(jìn)入活躍興奮狀態(tài)，同會(huì)議所需的緊張、快速波段保持一致，讓大腦有足夠時(shí)間調(diào)兵遣將，這個(gè)時(shí)間大約需要15分鐘。
會(huì)議主題
首先開(kāi)會(huì)就要有會(huì)議主題，如果在開(kāi)會(huì)時(shí)沒(méi)有會(huì)議主題，那么所開(kāi)的會(huì)議也必定是沒(méi)有任何效率的會(huì)議，參加會(huì)議的人員都不知道開(kāi)會(huì)的內(nèi)容是什么，那么這樣的會(huì)議是非常失敗的。往往在開(kāi)會(huì)之前一定要先確定好的會(huì)議的主題，再將準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的主題通知給參加會(huì)議的人員，讓參會(huì)人員能夠提前做好準(zhǔn)備，能夠提前準(zhǔn)備發(fā)言或者資料。
會(huì)議議程
對(duì)于會(huì)議議程，會(huì)議公司覺(jué)得這是組織會(huì)議里面最重要的了，要知道開(kāi)會(huì)的過(guò)程全靠會(huì)議議程進(jìn)行掌握，而會(huì)議議程又是由會(huì)議主題所決定的。因此在準(zhǔn)備組織會(huì)議之前應(yīng)該確定好開(kāi)會(huì)主題，然后根據(jù)會(huì)議主題確定好的會(huì)議議程，在開(kāi)會(huì)的過(guò)程中，以會(huì)議程為線索，進(jìn)行會(huì)議。
會(huì)議時(shí)間
對(duì)于準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的時(shí)間，一定要提早準(zhǔn)備好，并且要留有足夠的會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，而不是匆匆忙忙說(shuō)要開(kāi)會(huì)就立馬要開(kāi)會(huì)，必須要有足夠多的準(zhǔn)備時(shí)間，來(lái)讓會(huì)議組織方以及參加會(huì)議的人員做相關(guān)的準(zhǔn)備。
會(huì)議地點(diǎn)
會(huì)議地點(diǎn)的選擇也是十分的重要，提前訂好開(kāi)會(huì)的時(shí)間，這樣才能提前預(yù)訂好會(huì)議場(chǎng)地，普通的日常性會(huì)議自然不需要過(guò)大的會(huì)議場(chǎng)合，因此也是比較容易預(yù)訂的，而會(huì)議公司一些比較大的會(huì)議就必須提前進(jìn)行會(huì)議場(chǎng)合的預(yù)訂了。
組織大型會(huì)議需要注意的方面很多我這邊從活動(dòng)階段來(lái)說(shuō)明，以百格活動(dòng)為例會(huì)前準(zhǔn)備：網(wǎng)站搭建、報(bào)名設(shè)置、門(mén)票設(shè)置、支付設(shè)置、接送預(yù)訂會(huì)議宣傳：宣傳設(shè)置、網(wǎng)站嵌入、渠道推廣、優(yōu)惠碼、會(huì)議通知、微信邀請(qǐng)函報(bào)名管理：訂單管理、人員管理、發(fā)票管理、會(huì)員管理會(huì)議簽到：ipad、手機(jī)、微信、身份證簽到現(xiàn)場(chǎng)管理：展位、用餐、接送、分房、分會(huì)場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)管理會(huì)后分析：報(bào)名、簽到、收款、訪問(wèn)、表單、問(wèn)卷、渠道、分析數(shù)據(jù)上面所講的都是一些套路或者功能性的事情。大型會(huì)議還有幾點(diǎn)要注意：
（1）安保報(bào)備，這個(gè)和各地的政策有關(guān)（2）流程安排（3）人員安排找專(zhuān)業(yè)的服務(wù)商可以解決細(xì)節(jié)問(wèn)題，但是整體把控還是得靠自己
組織領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議需要做好充分的準(zhǔn)備工作，包括明確會(huì)議目的和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加，安排合適的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，準(zhǔn)備必要的會(huì)議材料和設(shè)備。
在會(huì)議過(guò)程中，主持人應(yīng)把握會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照既定的議程進(jìn)行。與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，分享自己的觀點(diǎn)和建議。
會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)做好會(huì)議記錄，并根據(jù)會(huì)議決議采取后續(xù)行動(dòng)。
抗洪救災(zāi)是一項(xiàng)重要的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)，需要全社會(huì)共同努力。為了有效地組織抗洪救災(zāi)工作，我們可以采取以下措施:一是加強(qiáng)預(yù)警和監(jiān)測(cè)，及時(shí)掌握洪水情況和相關(guān)災(zāi)情，制定科學(xué)的應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)對(duì)措施;二是強(qiáng)化人員調(diào)配和物資儲(chǔ)備，確保救援隊(duì)伍和應(yīng)急物資的充足供應(yīng)，做好受災(zāi)群眾的安置和救助工作;三是加強(qiáng)宣傳教育，提高公眾的災(zāi)害意識(shí)和自救能力，引導(dǎo)大家積極參與抗洪救災(zāi)行動(dòng)。只有全社會(huì)共同努力，才能有效地應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害帶來(lái)的挑戰(zhàn)和威脅。
評(píng)審會(huì)議流程一般采取以下幾個(gè)步驟：評(píng)審會(huì)議的準(zhǔn)備、評(píng)審會(huì)議的召開(kāi)、評(píng)審會(huì)議的跟蹤三大環(huán)節(jié)。
一、評(píng)審會(huì)議的準(zhǔn)備
首先是召集會(huì)議，發(fā)出評(píng)審?fù)ㄖ?評(píng)審內(nèi)容、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參加人員等)，并且將相關(guān)待評(píng)審的相關(guān)資料也發(fā)送給參加會(huì)議的評(píng)委;主要的目的有兩個(gè)：
讓參加會(huì)議的人員對(duì)會(huì)議的內(nèi)容有一定的了解，在會(huì)議前做好準(zhǔn)備，避免盲目的參加會(huì)議而浪費(fèi)自己和其他人的時(shí)間;
第一、如果該評(píng)委在會(huì)議期間有其他緊急的事情，可以及早反饋給會(huì)議召集人，以便召集人重新確定評(píng)委或者評(píng)審會(huì)議改期召開(kāi)。
二、評(píng)審會(huì)議的召開(kāi)
首先要確定一個(gè)會(huì)議的主持人，其主要的職責(zé)是控制會(huì)議的進(jìn)度、時(shí)間、協(xié)調(diào)會(huì)議中出現(xiàn)的問(wèn)題。
對(duì)于待評(píng)審的工作產(chǎn)品由其生產(chǎn)者采用“走讀”的形式進(jìn)行講解，在講解的過(guò)程中回答評(píng)委提出的問(wèn)題。
會(huì)議記錄人主要是記錄會(huì)議中發(fā)現(xiàn)的所有問(wèn)題，方便會(huì)后的修改完善。
SQA人員參加會(huì)議主要的關(guān)注點(diǎn)在于對(duì)照SQA的檢查表Checklist檢查評(píng)審的流程是否是符合規(guī)范。
三、評(píng)審會(huì)議的跟蹤
將記錄的問(wèn)題匯總到《評(píng)審記錄表》，由項(xiàng)目組進(jìn)行修改、完善;SQA監(jiān)督所有 是否封閉。
附錄：
(1)列舉重要工作產(chǎn)品評(píng)審的重點(diǎn)：
A.計(jì)劃的評(píng)審
主要是關(guān)注的核心在于估計(jì)是否正確;人員安排是否合理;以上兩個(gè)方面如果合理，項(xiàng)目的進(jìn)度就不會(huì)出很大的問(wèn)題。
B.需求的評(píng)審
主要關(guān)注需求來(lái)源、需求的準(zhǔn)確性、需求的完整性，避免產(chǎn)生二義性;最好讓測(cè)試人員和客戶參見(jiàn)，一遍讓各角色達(dá)成共識(shí)。
C.總體設(shè)計(jì)的評(píng)審
在總體設(shè)計(jì)評(píng)審中，最好將已經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的需求文檔從配置管理庫(kù)中提出，對(duì)照總體設(shè)計(jì)是否和需求一致;另外技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜覅⒓釉u(píng)審還要關(guān)注于設(shè)計(jì)的合理性、可實(shí)現(xiàn)性以及完整性。
D.代碼評(píng)審
代碼審核由項(xiàng)目組開(kāi)始審查，主要關(guān)注代碼的格式、整體邏輯、變量的命名、程序注釋等表面的屬性;至于運(yùn)行質(zhì)量應(yīng)當(dāng)放在單元測(cè)試中解決。
E.管理性的評(píng)審
管理性的評(píng)審一般放在里程碑、項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行。準(zhǔn)備的資料包括前期工作的總結(jié)，是否按照計(jì)劃計(jì)劃執(zhí)行、出現(xiàn)的問(wèn)題的數(shù)目、解決了多少、未解決的問(wèn)題、是否對(duì)后期有影響等。
問(wèn)題:假如你的同學(xué)得了白血病，要組織一場(chǎng)募捐活動(dòng)，你會(huì)如何組織？ [李祖華解析]：第一，制定計(jì)劃：包括：活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、面向人群、宣傳方式、參加人員（主要組織人）等；
第二，活動(dòng)組織。采取演講會(huì)、發(fā)宣傳材料等方式介紹同學(xué)的病情、面臨的困境，喚起人們的愛(ài)心，登記募捐人的姓名、單位、募捐金額等，向募捐人致謝；第三，后續(xù)工作。統(tǒng)計(jì)募捐金額，把募捐的款項(xiàng)交給得白血病的同學(xué)，發(fā)出告示再次向參與募捐的單位、個(gè)人致謝。
分錄如下:借 管理費(fèi)用－會(huì)議費(fèi)貸現(xiàn)金/銀行存款但是協(xié)會(huì)開(kāi)出的會(huì)議費(fèi)發(fā)票，有點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)會(huì)應(yīng)該開(kāi)出會(huì)員費(fèi)或者其他培訓(xùn)費(fèi)等服務(wù)，因?yàn)闀?huì)議費(fèi)在稅務(wù)檢查中是重點(diǎn)檢查項(xiàng)目。
可以這樣體現(xiàn)：組成得力工作班子，設(shè)立組織組、秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組。
1、組織組負(fù)責(zé)會(huì)議通知、議程安排及現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、應(yīng)急預(yù)案、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)等；
2、秘書(shū)組負(fù)責(zé)文件起草、打印、分發(fā)及會(huì)議記錄、宣傳報(bào)道等；
3、會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)租借場(chǎng)地、會(huì)場(chǎng)布置、音響設(shè)備、飲水就餐用車(chē)住宿等。總之，細(xì)節(jié)決定成敗，注重細(xì)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，各負(fù)其責(zé)，才能達(dá)到嚴(yán)密組織的要求。
組織領(lǐng)導(dǎo)參加部門(mén)會(huì)議時(shí)，首先要確保會(huì)議的目標(biāo)明確，并提前通知領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)。會(huì)議前要準(zhǔn)備好議程，確保會(huì)議內(nèi)容有條理。
在會(huì)議中，要給予領(lǐng)導(dǎo)足夠的發(fā)言時(shí)間和機(jī)會(huì)，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)和建議。同時(shí)，要確保會(huì)議的秩序和紀(jì)律，避免無(wú)關(guān)的討論和浪費(fèi)時(shí)間。
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，并將決策和行動(dòng)計(jì)劃明確下發(fā)給相關(guān)人員。
通過(guò)有效組織和引導(dǎo)，可以確保領(lǐng)導(dǎo)參加部門(mén)會(huì)議的順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。
